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第1章 定款認証の手続きについて

 当役場の公証人は、設立する会社の本店や一般社団法人・一般財団法人その他の法人の主たる事務所の所在地が岡山県内であれば(県内のどこの市区町村であっても)、定款の認証を行うことができます。   

 広島県や兵庫県内など岡山県外に本店等を置く会社等の定款の認証を行うことはできません。

 会社定款記載例は、以下の通りです。この文例を参考にして定款を作成されてもよいかと思い ます。

  小規模会社の電子定款サンプル PDF WORD文書 ダウンロード

     紙ベース定款のサンプル PDF WORD文書 ダウンロード

日本公証人連合会ホームページ定款認証Q&A

日本公証人連合会の定款サンプル  株式会社定款例

                一般社団法人定款例

                一般財団法人定款例

 ここでは、株式会社の定款認証について記載しますが、一般社団法人・一般財団法人についても認証の手続が大きく異なるところはありません。

 なお、一般社団法人・一般財団法人については、収入印紙は不要です。

 


 

第2章 電子定款の認証について

  電子定款認証は、電子公証の一種です。

  電子公証について、詳しい内容を知りたい方は、日本公証人連合会のホームページの「電子公証」欄を参照してください。

日本公証人連合会ホームページ

  電子公証制度を利用するためには、①電子証明書を取得すること、②電子署名をするPDF文書作成のためのソフトAdobe Acrobatを手に入れること、③法務省のホームページからオンライン申請のためのソフト及びPDF署名ブラグインをダウンロードしてインストールすること、④電子証明書のカードを読むためのICカードリーダーを手に入れることなどが必要です。

  その準備については、上記ホームページの「電子公証」中の「電子公証制度を利用するための準備」欄に詳しく載っているので参照してください。

  個人で電子定款を作成するには、結構手間も費用もかかります。

  ですから、個人で会社を設立しようとしており、今後電子公証制度を利用する見込みがないのであれば、印紙代4万円が余計に掛かりますが、書面による定款認証の手続きを選択するか(ソフト代やハード代が不要)、もしくは、行政書士、司法書士等の専門家に電子定款作成を依頼することを検討するのも良いかもしれません。

 公証人の確認が終了した方については、電話やメールによって認証の予約等を行っていますが、これに加えて「予約申込みフォーム」から申込みをすることもできるようになりました。予約申込みフォームの利用を希望する方は、下記の予約申込みフォームをクリックしてください。

    岡山公証人合同役場予約申込みフォーム

第1 認証手続前の公証人との連絡、オンライン申請等

◎定款の文案を当役場に提出してください。

ファックス送信、メール送信、郵送又は直接持参等の方法によってください。

発起人の氏名、住所等を確認するため、発起人の印鑑登録証明書写も送付してください。

また、「実質的支配者となるべき者の申告書」を上記と同様の方法で提出してください。

この「実質的支配者となるべき者の申告書」については、以下のホームページを参照してください。

     新たな定款認証制度について

◎定款の文案の提出と同時に、又は提出後認証手続(役場に来られる日時)までの間に、次の各点をお知らせください。

①認証手続のために役場に来ていただく日とおおよその時刻

②同一情報の提供(書面による〝謄本″交付)を求められる部数

③定款作成代理人(定款に電子署名をした方)に代わって復代理人(発起人本人など)が認証手続のために当役場に来られる場合には、その旨

   (定款作成代理人とは、発起人から定款作成を委任された人で、行政書士とか司法書士とかです)

◎公証人が定款の文案を事前チェックの上、修正すべき箇所の有無等についてご連絡いたします。 

◎認証を受けようとする定款文を完成させ、これに電子署名をして、オンライン申請システムによる認証嘱託の手続をしてください。 

◎当役場では公証人2名が定款認証事務を担当していますので、担当公証人名を確認した上でオンライン申請の手続をしてください。

 

第2 認証当日の手続等

◎認証手続のために、①電子署名した発起人、②電子署名した定款作成代理人、又は③復代理人のいずれかの方に役場に来ていただく必要があります。  

 

◎持参していだたく書類等   

⑴ 発起人全員の印鑑(登録)証明書

⑵ 復代理人が来られる場合には、定款作成代理人の印鑑登録証明書

   (電子委任状の場合は必要なし)

⑶ 委任状

発起人が電子署名をしており、発起人全員が役場に来られる場合を除いて、必ず委任状が必要となります。

必要とされる委任状は、次の①のみ、又は①と②の2種となります。    

① 発起人全員からの定款作成代理人に対する定款作成のための委任状

定款の作成から電子署名、電子認証の手続などを委任する内容のもので、認証申請する定款案を添付して、割印をします。

委任状サンプル、定款作成代理人用 PDF WORD文書 ダウンロード

② 定款作成代理人からの復代理人に対する認証嘱託のための委任状、又は

  発起人数名が電子署名をしており、そのうち発起人1名が役場に来られる場合、その1名以外の発起人全員の委任状

(電子委任状でも可、この場合委任者の印鑑証明書は必要ありません。

 電子委任状は、メールでもいいし、USBメモリ等に記録して持参する

 など適宜な方法で公証人に届けていただければいいのです。)

 定款作成代理人に就任して電子署名をした司法書士・行政書士の方々などに

代わって、発起人本人、事務職員などが認証手続のために当役場に来られる

場合に必要です。

委任状サンプル、定款認証、復代理人用 PDF WORD文書 ダウンロード

⑷ 当役場に来られる方の氏名等を確認するための書類、印鑑

 電子署名した発起人が来られる場合、電子署名した定款作成代理人が来られる場合、又は復代理人が来られる場合のいずれであっても、次のいずれかを持参してください。

              来られる方の運転免許証、写真付き住基カード、パスポート等

               又は

              来られる方の印鑑登録証明書とその実印

⑸ 実質的支配者となるべき者の印鑑証明書か顔写真付きの身分証明書(運転免許証等)

⑸ 未使用のCD‐R、CD‐RW、DVD‐R、USBメモリ又はフロッピーディスク  1枚 

 

第3 手数料等  

①認証手数料    50,000円

②同一情報の提供(書面による〝謄本″交付)等の手数料     

    2,000円から3,000円程度

  同一情報の提供については、1部につき700円が必要で、書面の枚数(頁数)1枚につき20円を加算して計算します。       

  5枚の定款につき2部の同一情報提供の場合には、      

  〔700円×2部=1,400円〕+〔20円×5枚×2部=200円〕=1,600円 

  となります。

③電磁的記録の保存料 300円  

④電子定款の認証に際しては、収入印紙購入の必要はありません。

 


 

第3章 〝書面(紙ベース)による定款″の認証について

第1 認証手続前の準備、公証人との連絡等

◎定款の案を当役場に提出してください。

ファックス送信、メール送信、郵送又は直接持参等の方法によってください。

発起人の氏名、住所等を確認するため、発起人の印鑑登録証明書写も送付してください。

また、「実質的支配者となるべき者の申告書」を上記と同様の方法で提出してください。

この「実質的支配者となるべき者の申告書」については、以下のホームページを参照してください。

     新たな定款認証制度について

◎公証人が、定款案を事前チェックの上、修正すべき箇所の有無等についてご連絡いたします。

◎認証を受けようとする定款(必要な記名押印がなされている文書)を準備してください。

この定款は、原則3部が必要です。

この定款には、発起人全員の実印の押印、割印などが必要とされます。

◎認証のために当役場に来られる日時を予約してください。    

  

第2 認証当日の手続等

 認証手続のために、発起人の全員又は発起人全員の委任を受けた代理人に当役場に来ていただく必要があります。  

 

◎持参していだたく書類等   

⑴ 認証を受けようとする定款3部

この3部は、当役場保管用(原本)、会社等保管用(原本)及び法務局提出用(謄本)となります。

この定款には、3部とも発起人全員の実印の押印、割印などが必要です。

⑵ 発起人全員の印鑑登録証明書

⑶ 収入印紙  4万円分

⑷ 認証嘱託のための委任状

発起人全員が役場に来られる場合を除いて、「委任状」を持参していただく必要があります。   

 この委任状は、①認証嘱託手続をされる代理人(発起人ではない方)に対する発起人全員からの委任状、又は②役場に来られる発起人に対する他の発起人全員からの委任状となります。

委任状サンプル 定款認証嘱託用 PDF WORD文書 ダウンロード 

⑸ 当役場に来られる方の氏名等を確認するための書類、印鑑

ア 発起人が認証手続に来られる際には、実印を持参してください。 

イ 発起人ではない代理人が認証手続に来られる際には、

                  代理人の運転免許証等と認印

                    又は

                  代理人の印鑑登録証明書及び実印

         ⑹ 実質的支配者となるべき者の印鑑証明書か顔写真付きの身分証明書(運転免許証等)                

第3 定款認証の手数料等  

①認証手数料       5万円   

②謄本発行手数料    一般的には、2000円から3000円程度     

③収入印紙代4万円


 第4章 定款末尾の記載例

なお、電子定款ではない、従来からの書面による定款の場合、末尾は

  「以上、○○株式会社設立のためこの定款を作成し、発起人が次に記名押印する。

  平成○○年○○月○○日

                  発起人 ○○○○ 印」

  などと記載していますが、電子定款の場合はつぎのように記載します。

  発起人が電子定款を作成する場合

  「以上、○○株式会社設立のため電磁的記録である本定款を作成し、発起人が電子署名する。

   平成○○年○○月○○日

                        発起人 ○○○○ 電子署名」

  定款作成代理人が電子定款を作成する場合

  「以上、○○株式会社設立のため、発起人△△△△の定款作成代理人である□□書士○○○○は、電磁的記録である本定款を作成し、電子署名する。

  平成○○年○○月○○日

                      発起人        △△△△

                     上記定款作成代理人  ○○○○ 電子署名」